Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von der Lohnoptimierung

Wenn Arbeitnehmer zusätzlich zu ihrem Lohn bzw. Gehalt Sachleistungen oder Zahlungen erhalten, haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen mehr Netto vom Brutto. Denn viele dieser Leistungen sind steuerfrei, steuerbegünstigt oder beitragsfrei in der Sozialversicherung. Auch die Arbeitgeber sparen dabei und nutzen außerdem die verschiedenen Arten der Lohnoptimierung, um ihre Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Welche Möglichkeiten der Lohnoptimierung es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Welche Möglichkeiten der Lohnoptimierung gibt es?

Die Sachleistungen und Zahlungen der Lohnoptimierung werden immer zusätzlich zum monatlichen Lohn bzw. Gehalt gezahlt. Bei der betrieblichen Altersvorsorge kann eine Entgeltumwandlung erfolgen. Egal für welche Vergütungsmöglichkeit Sie sich entscheiden, sichern Sie sich vertraglich ab. Es sollte auf jeden Fall eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die Art der Zusatzleistungen bestehen.  

Betriebliche Altersvorsorge

Ein wichtiger Baustein der Lohnoptimierung ist die betriebliche Altersvorsorge. Diese kann als Direktversicherung oder als betriebseigenes Rentensystem angeboten werden. Mitarbeiter können damit effektiv für ihr Alter vorsorgen, indem sie in eine Pensionskasse, einen Pensionsfond oder eine Direktversicherung einzahlen. Einkommenssteuerfrei sind Beiträge bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Sozialversicherungsfrei dagegen Beiträge sind bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze.

Sachbezüge sind bis 44 Euro monatlich steuerfrei

Einkaufsgutscheine

Sachbezüge, die monatlich nicht mehr als 44 Euro betragen, sind nicht lohnsteuerpflichtig. Bei Einkaufsgutscheinen, die als Prepaid-Kreditkarten an die Mitarbeiter ausgegeben werden, handelt es sich um solch einen Sachbezug. Der Arbeitgeber kann die Prepaid-Kreditkarten mit 44 Euro aufladen und zusätzlich anfallende Gebühren des Kreditkarten-Anbieters übernehmen. Die Arbeitnehmer können über das Geld frei verfügen, dürfen allerdings keine Barabhebungen oder Überweisungen mit dieser Kreditkarte tätigen. Alternativ erstattet der Arbeitgeber die Beträge gegen Vorlage eines Kaufbelegs. Eine reine Barauszahlung ist hingegen nicht möglich.

Tankgutscheine

Auch hier handelt es sich um einen Sachbezug. Es gilt die Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro pro Monat. Tankgutscheine mit einem entsprechenden Wertguthaben werden von den Tankstellen angeboten und können ganz einfach an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Wenn der Angestellte die Tankbelege vorlegt, kann der Arbeitgeber alternativ die Kosten bis zur 44 Euro-Grenze erstatten. Wird der Kraftstoff für die Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und dem Wohnort verbraucht, ist bei der Einkommenserklärung darauf zu achten, dass sich die abziehbare Entfernungspauschale mindert.

Fahrtkostenzuschüsse sind begünstigt

Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte

Die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte machen die meisten Arbeitnehmer beim Finanzamt geltend. Wenn der Arbeitgeber diese Fahrtkosten übernimmt oder zumindest bezuschusst, ist dies allerdings noch vorteilhafter. Aktuell können 0,30 Euro pro Kilometer und Arbeitstag pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Der Einfachheit halber kann monatlich pauschal mit 15 Arbeitstagen gerechnet werden.

Job-Ticket

Monats- oder Jahreskarten für den öffentlichen Nahverkehr werden als Jobticket bezeichnet. Arbeitgeber können die Kosten komplett oder anteilig übernehmen. Solange der monatliche Wert des Jobtickets unter 44 Euro liegt, konnte die Sachbezugsregelung angewandt werden. Dies ist jedoch ab 2019 nicht mehr nötig. Jobtickets sind nun grundsätzlich steuerfrei. Wie beim Fahrtkostenersatz mittels Entfernungspauschale wird allerdings der Werbungskostenabzug gemindert.

Dienstfahrzeuge

Viele Arbeitgeber überlassen ihrem Mitarbeitern Firmenwagen. Das Fahrzeug wird vom Arbeitgeber bereitgestellt und unterhalten. Wird das Fahrzeug nur beruflich genutzt, hat dies keine Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Sobald das Firmenfahrzeug nicht nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, ist für die private Nutzung ein geldwerter Vorteil anzusetzen. Dieser ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Besondere Förderungsmöglichkeiten gibt es derzeit für Elektrofahrzeuge und E-Bikes.

Lohnoptimierung im Homeoffice

Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte

Der geldwerte Vorteil, der sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter einen Laptop, Drucker usw. vom Arbeitgeber erhält, ist mit 25 Prozent pauschal zu versteuern.

Handy- und Telefonnutzung

Führt ein Mitarbeiter berufliche Gespräche von seinem privaten Telefonanschluss, kann der Arbeitgeber einen Teil der monatlichen Kosten übernehmen. Der Mitarbeiter sollte 3 Monate die Häufigkeit der beruflich geführten Telefonate dokumentieren. Daraus kann dann der monatliche Durchschnittsbetrag errechnet werden. 

Internetpauschale

Bis zu 50 Euro monatlich kann für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden. Nicht nur die Gebühren, sondern auch Kosten für die notwendige Hard- bzw. Software können für die Berechnung der Internetpauschale herangezogen werden. Die Internetpauschale wird pauschal mit 25 Prozent besteuert.

Zuschüsse für Arbeitsmittel

Berufskleidung

Berufs- bzw. Dienstkleidung, die Angestellte von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn erhal-ten, ist steuerfrei. Voraussetzung ist nur, dass es sich entweder eindeutig um Arbeitsschutzkleidung handelt oder z.B. durch ein dauerhaft aufgebrachtes Logo eine rein berufliche Funktion erfüllt. Eine private Nutzung sollte ausgeschlossen sein. Beschafft der Arbeitnehmer seine Arbeitsschutzkleidung, ist eine Barablösung möglich. Die Überlassung „normaler“ Kleidung ist, wie auch die Reinigung der arbeitnehmereigenen Kleidung, steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Werkzeuggeld

Wenn Arbeitnehmer zur Berufsausübung ihr eigenes Werkzeug benutzen, kann der Arbeitgeber Werkzeuggeld zahlen. Der Arbeitgebersatz für beruflich genutztes Werkzeug ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Handwerkzeuge, die zur Herstellung oder Bearbeitung eines Gegenstandes genutzt werden und leicht handhabbar sind, fallen unter diese Regelung. Computer und Kameras sind im Sinne des Gesetzes kein Handwerkszeug.

Gesundheitsförderung und Verpflegung für Mitarbeiter

Erholungsbeihilfe

Die Gesundheit der Angestellten zu fördern, ist heute ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung. Arbeitgeber können die steuerpflichtigen Erholungsbeihilfen mit 25 Prozent pauschal versteuern. Damit sind sie sozialversicherungsfrei, wenn sie pro Jahr 156 Euro für den einzelnen Arbeitnehmer nicht übersteigen. Für Ehegatten liegt die Höchstgrenze bei 104 Euro und für jedes Kind bei 52 Euro pro Jahr.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es besonders wichtig, den Krankenstand möglichst gering zu halten. Hier können Kurse zur Stressbewältigung und Rückenschulungen helfen. Zertifizierte Kurse, die den gesetzlich festgelegten Anforderungen entsprechen, kann der Arbeitgeber in seinem Unternehmen selber anbieten. Oder der Arbeitgeber bezuschusst von den Mitarbeitern privat durchgeführte zertifizierten Kurse. Der Steuer-Freibetrag liegt hier bei 500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.

Mitarbeiterverpflegung

Erhalten Mitarbeiter in der werkseigenen Kantine freie Verpflegung liegt der Sachbezugswert bundeseinheitlich bei 251 Euro pro Monat. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat und kann vom Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschaliert werden. So werden keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Insgesamt können sich Arbeitgeber ab 2019 mit bis zu 6,40 Euro täglich an der Mitarbeiterverpflegung beteiligen.

Betreuungs- und Unterstützungsleistungen

Kindergartenbeiträge

An Mitarbeiter gezahlte Zuschüsse zu Kindergartenbeiträgen sind steuerfrei. Voraussetzung ist, dass das Kind das 6. Lebensjahr noch nicht vollendet hat bzw. noch nicht eingeschult wurde. Es gibt zurzeit keine Höchstgrenze für die Kindergartenzuschüsse. Nur Zuschüsse zur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung des Kindes sind steuerfrei. Die Aufwendungen müssen auf jeden Fall nachgewiesen werden.

Unterstützungsleistung

Um Arbeitnehmer in Notlagen und Unglücksfällen zu unterstützen, können Arbeitgeber bis zu 600 Euro steuerfrei zahlen. Auch für die zusätzliche Betreuung eines Angehörigen kann diese Unterstützungsleistung unter bestimmten Voraussetzungen gezahlt werden.

Weitere Möglichkeiten der Lohnoptimierung

Belegschaftsrabatt

Erhalten Mitarbeiter kostenlos oder verbilligte Waren oder Dienstleistungen, wird dies als geldwerter Vorteil bewertet. Pro Kalenderjahr sind 1.080 Euro steuerfrei. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils wird der um 4 Prozent geminderte Endpreis vom Rabatt abgezogen.

Fehlgeldentschädigung

Auch bei größter Sorgfalt kann es im Zähl- und Kassendienst zu Fehlbeträgen kommen. Aufgrund der Mankohaftung vom Arbeitnehmer gezahlte Gelder können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zum Ausgleich bis zu 16 Euro monatlich steuerfrei als Fehlgeldentschädigung auszahlen. Auch Mitarbeiter, die nur gelegentlich im Kassen- oder Zähldienst tätig sind, profitieren von dieser Regelung.

Mitarbeiterbeteiligung

Durch die Beteiligung am Unternehmen werden Mitarbeiter motiviert und sparen nebenbei Steuern und Sozialabgaben. Jährlich bleiben Mitarbeiterfonds in Höhe von 360 Euro steuer- und sozialabgabefrei.

Vermietung von Werbeflächen

Vermietet der Arbeitnehmer seinem Unternehmen Werbefläche auf seinem Pkw, handelt es sich bei den Einnahmen um steuerfreie Einkünfte. Laut Gesetz gilt hierfür eine jährliche Freigrenze von 255,60 Euro. Monatlich kann also dem Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt 21,30 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei angezahlt werden. Die Laufzeit und das Entgelt legen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Mietvertrag fest.