Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von der Lohnoptimierung
Wenn Arbeitnehmer zusätzlich zu ihrem Lohn bzw. Gehalt Sachleistungen oder Zahlungen erhalten, haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen mehr Netto vom Brutto. Denn viele dieser Leistungen sind steuerfrei, steuerbegünstigt oder beitragsfrei in der Sozialversicherung. Auch die Arbeitgeber sparen dabei und nutzen außerdem die verschiedenen Arten der Lohnoptimierung, um ihre Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Welche Möglichkeiten der Lohnoptimierung es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Welche Möglichkeiten der Lohnoptimierung gibt es?
Die Sachleistungen und Zahlungen der Lohnoptimierung werden immer zusätzlich zum monatlichen Lohn bzw. Gehalt gezahlt. Bei der betrieblichen Altersvorsorge kann eine Entgeltumwandlung erfolgen. Egal für welche Vergütungsmöglichkeit Sie sich entscheiden, sichern Sie sich vertraglich ab. Es sollte auf jeden Fall eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die Art der Zusatzleistungen bestehen.
Betriebliche Altersvorsorge
Ein wichtiger Baustein der Lohnoptimierung ist die betriebliche Altersvorsorge. Diese kann als Direktversicherung oder als betriebseigenes Rentensystem angeboten werden. Mitarbeiter können damit effektiv für ihr Alter vorsorgen, indem sie in eine Pensionskasse, einen Pensionsfond oder eine Direktversicherung einzahlen. Einkommenssteuerfrei sind Beiträge bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Sozialversicherungsfrei dagegen Beiträge sind bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze.
Sachbezüge sind bis 50 Euro monatlich steuerfrei
Einkaufsgutscheine
Sachbezüge, die monatlich nicht mehr als 50 Euro betragen, sind nicht lohnsteuerpflichtig. Bei Einkaufsgutscheinen, die als Prepaid-Kreditkarten an die Mitarbeiter ausgegeben werden, handelt es sich um solch einen Sachbezug. Der Arbeitgeber kann die Prepaid-Kreditkarten mit 50 Euro aufladen und zusätzlich anfallende Gebühren des Kreditkarten-Anbieters übernehmen. Die Arbeitnehmer können über das Geld frei verfügen, dürfen allerdings keine Barabhebungen oder Überweisungen mit dieser Kreditkarte tätigen. Alternativ erstattet der Arbeitgeber die Beträge gegen Vorlage eines Kaufbelegs. Eine reine Barauszahlung ist hingegen nicht möglich.
Tankgutscheine
Auch hier handelt es sich um einen Sachbezug. Es gilt die Freigrenze für Sachbezüge von 50 Euro pro Monat. Tankgutscheine mit einem entsprechenden Wertguthaben werden von den Tankstellen angeboten und können ganz einfach an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Wenn der Angestellte die Tankbelege vorlegt, kann der Arbeitgeber alternativ die Kosten bis zur 50 Euro-Grenze erstatten. Wird der Kraftstoff für die Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und dem Wohnort verbraucht, ist bei der Einkommenserklärung darauf zu achten, dass sich die abziehbare Entfernungspauschale mindert.
Fahrtkostenzuschüsse sind begünstigt
Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte
Die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte machen die meisten Arbeitnehmer beim Finanzamt geltend. Wenn der Arbeitgeber diese Fahrtkosten übernimmt oder zumindest bezuschusst, ist dies allerdings noch vorteilhafter. Ab dem 1. Januar 2021 können 0,30 Euro (0,35 € ab dem 21. Kilometer) pro Kilometer und Arbeitstag pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Der Einfachheit halber kann monatlich pauschal mit 15 Arbeitstagen gerechnet werden.
Job-Ticket
Monats- oder Jahreskarten für den öffentlichen Nahverkehr werden als Jobticket bezeichnet. Arbeitgeber können die Kosten komplett oder anteilig übernehmen. Die bisherige 44-Euro-Sachbezugsgrenze gilt nicht mehr. Jobtickets sind grundsätzlich steuerfrei. Wie beim Fahrtkostenersatz mittels Entfernungspauschale wird allerdings der Werbungskostenabzug gemindert.
Dienstfahrzeuge
Viele Arbeitgeber überlassen ihrem Mitarbeitern Firmenwagen. Das Fahrzeug wird vom Arbeitgeber bereitgestellt und unterhalten. Wird das Fahrzeug nur beruflich genutzt, hat dies keine Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Sobald das Firmenfahrzeug nicht nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, ist für die private Nutzung ein geldwerter Vorteil anzusetzen. Dieser ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Besondere Förderungsmöglichkeiten gibt es derzeit für Elektrofahrzeuge und E-Bikes.
Lohnoptimierung im Homeoffice
Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte
Der geldwerte Vorteil, der sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter einen Laptop, Drucker usw. vom Arbeitgeber erhält, ist mit 25 Prozent pauschal zu versteuern.
Handy- und Telefonnutzung
Führt ein Mitarbeiter berufliche Gespräche von seinem privaten Telefonanschluss, kann der Arbeitgeber einen Teil der monatlichen Kosten übernehmen. Der Mitarbeiter sollte 3 Monate die Häufigkeit der beruflich geführten Telefonate dokumentieren. Daraus kann dann der monatliche Durchschnittsbetrag errechnet werden.
Internetpauschale
Bis zu 50 Euro monatlich kann für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden. Nicht nur die Gebühren, sondern auch Kosten für die notwendige Hard- bzw. Software können für die Berechnung der Internetpauschale herangezogen werden. Die Internetpauschale wird pauschal mit 25 Prozent besteuert.
Zuschüsse für Arbeitsmittel
Berufskleidung
Berufs- bzw. Dienstkleidung, die Angestellte von ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn erhal-ten, ist steuerfrei. Voraussetzung ist nur, dass es sich entweder eindeutig um Arbeitsschutzkleidung handelt oder z.B. durch ein dauerhaft aufgebrachtes Logo eine rein berufliche Funktion erfüllt. Eine private Nutzung sollte ausgeschlossen sein. Beschafft der Arbeitnehmer seine Arbeitsschutzkleidung, ist eine Barablösung möglich. Die Überlassung „normaler“ Kleidung ist, wie auch die Reinigung der arbeitnehmereigenen Kleidung, steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Werkzeuggeld
Wenn Arbeitnehmer zur Berufsausübung ihr eigenes Werkzeug benutzen, kann der Arbeitgeber Werkzeuggeld zahlen. Der Arbeitgebersatz für beruflich genutztes Werkzeug ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Handwerkzeuge, die zur Herstellung oder Bearbeitung eines Gegenstandes genutzt werden und leicht handhabbar sind, fallen unter diese Regelung. Computer und Kameras sind im Sinne des Gesetzes kein Handwerkszeug.
Gesundheitsförderung und Verpflegung für Mitarbeiter
Erholungsbeihilfe
Die Gesundheit der Angestellten zu fördern, ist heute ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindung. Arbeitgeber können die steuerpflichtigen Erholungsbeihilfen mit 25 Prozent pauschal versteuern. Damit sind sie sozialversicherungsfrei, wenn sie pro Jahr 156 Euro für den einzelnen Arbeitnehmer nicht übersteigen. Für Ehegatten liegt die Höchstgrenze bei 104 Euro und für jedes Kind bei 52 Euro pro Jahr.
Betriebliche Gesundheitsförderung
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es besonders wichtig, den Krankenstand möglichst gering zu halten. Hier können Kurse zur Stressbewältigung und Rückenschulungen helfen. Zertifizierte Kurse, die den gesetzlich festgelegten Anforderungen entsprechen, kann der Arbeitgeber in seinem Unternehmen selber anbieten. Oder der Arbeitgeber bezuschusst von den Mitarbeitern privat durchgeführte zertifizierten Kurse. Der Steuer-Freibetrag liegt derzeit bei 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.
Mitarbeiterverpflegung
Erhalten Mitarbeiter in der werkseigenen Kantine freie Verpflegung liegt der Sachbezugswert bundeseinheitlich bei 263 Euro pro Monat. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat und kann vom Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschaliert werden. So werden keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Manche Arbeitgeber geben Essensmarken oder Restaurantschecks aus, die außerhalb des Betriebes eingelöst werden. In diesem Fall kann der Sachbezugswert nur dann herangezogen werden, wenn die Essensmarken den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigen.
Betreuungs- und Unterstützungsleistungen
Kindergartenbeiträge
An Mitarbeiter gezahlte Zuschüsse zu Kindergartenbeiträgen sind steuerfrei. Voraussetzung ist, dass das Kind das 6. Lebensjahr noch nicht vollendet hat bzw. noch nicht eingeschult wurde. Es gibt zurzeit keine Höchstgrenze für die Kindergartenzuschüsse. Nur Zuschüsse zur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung des Kindes sind steuerfrei. Die Aufwendungen müssen auf jeden Fall nachgewiesen werden.
Unterstützungsleistung
Um Arbeitnehmer in Notlagen und Unglücksfällen zu unterstützen, können Arbeitgeber bis zu 600 Euro steuerfrei zahlen. Auch für die zusätzliche Betreuung eines Angehörigen kann diese Unterstützungsleistung unter bestimmten Voraussetzungen gezahlt werden.
Weitere Möglichkeiten der Lohnoptimierung
Belegschaftsrabatt
Erhalten Mitarbeiter kostenlos oder verbilligte Waren oder Dienstleistungen, wird dies als geldwerter Vorteil bewertet. Pro Kalenderjahr sind 1.080 Euro steuerfrei. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils wird der um 4 Prozent geminderte Endpreis vom Rabatt abgezogen.
Fehlgeldentschädigung
Auch bei größter Sorgfalt kann es im Zähl- und Kassendienst zu Fehlbeträgen kommen. Aufgrund der Mankohaftung vom Arbeitnehmer gezahlte Gelder können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zum Ausgleich bis zu 16 Euro monatlich steuerfrei als Fehlgeldentschädigung auszahlen. Auch Mitarbeiter, die nur gelegentlich im Kassen- oder Zähldienst tätig sind, profitieren von dieser Regelung.
Mitarbeiterbeteiligung
Durch die Beteiligung am Unternehmen werden Mitarbeiter motiviert und sparen nebenbei Steuern und Sozialabgaben. Jährlich bleiben Mitarbeiterfonds in Höhe von 360 Euro steuer- und sozialabgabefrei.
Vermietung von Werbeflächen
Vermietet der Arbeitnehmer seinem Unternehmen Werbefläche auf seinem Pkw, handelt es sich bei den Einnahmen um steuerfreie Einkünfte. Laut Gesetz gilt hierfür eine jährliche Freigrenze von 255,60 Euro. Monatlich kann also dem Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt 21,30 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden. Die Laufzeit, das Entgelt und Mietbedingungen legen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Mietvertrag fest.