Seinen Beschäftigten eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszuhändigen ist in der Regel für jeden Arbeitgeber in Deutschland Pflicht. In kleinen Firmen landet diese Aufgabe oft auf dem Schreibtisch der Chefs, die nach einem vollen Arbeitstag in stundenlanger Fleißarbeit die Abrechnungen erstellen.
Oft werden auch kaufmännische Mitarbeiter im eigenen Unternehmen mit der Erstellung beauftragt. Diese sind eigentlich für ganz andere Themenbereiche zuständig und machen die Abrechnungen dann „nebenbei“. Mangelnde Information über die sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben führen dann dazu, dass die Abrechnungen fehlerhaft sind. Eine laufende Gehaltsabrechnung zu erstellen, erfordert Know-how, Zeit und Geld.
Wer sich im Unternehmen um die Lohnabrechnungen kümmert, hat eine verantwortungsvolle Aufgabe. Es wird hierzu grundlegendes Wissen über Lohnbuchhaltung vorausgesetzt. Arbeitgeber sollten über den Arbeitsumfang, den die Erstellung einer Entgeltabrechnung benötigt, informiert sein
- Lohnbuchhaltung intern erstellen oder outsourcen
- Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
- Aufgaben und Pflichten bei der Erstellung einer Gehaltsabrechnung
- Vom Brutto zu Netto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Sozialversicherungsbeiträge
- Datenschutzbestimmungen
Keine Kapazitäten für die Lohnbuchhaltung?
Outsourcing der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen schafft Freiräume für das Kerngeschäft.
Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Lohnbuchhalter unterscheiden zwischen Lohn und Gehalt. Während der Lohn früher traditionell Arbeitern gezahlt wurde, erhielten Angestellte ein Gehalt. Heute spricht man von Lohn, wenn die Vergütung unter Berücksichtigung der Arbeitsleistung erfolgt. Dieses können Stunden genauso wie produzierte Stückzahlen sein. Sobald ein festes Grundgehalt oder ein Jahresgehalt vereinbart wurde, zahlt der Arbeitgeber in monatlichen Teilbeträgen ein Gehalt. Damit ist das Gehalt, im Gegensatz zum Lohn unabhängig von der Anzahl der Arbeits- und Feiertage. Der monatliche Betrag bleibt bis auf Sonderzahlungen wie z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld gleich.
Aufgaben und Pflichten bei der Erstellung einer Gehaltsabrechnung sind vielschichtig
Der Unternehmer hat bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung, auf diverse Vorgaben zu achten und verschiedene Arbeitsschritte zu erledigen. Grundsätzlich sind dies die Bruttorechnung, Nettorechnung, Zahlungsrechnung sowie die Auswertungsrechnung, zu der zum Beispiel Urlaubslisten und Lohnjournale gehören. Neben der Berechnung und Abführung der Sozialabgaben, sind unter anderem Mitarbeiter bei ihren Krankenkassen an- bzw. abzumelden. Die DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) regelt, welche Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis an die entsprechende Krankenkasse gemeldet werden müssen. Nicht zuletzt muss auf pünktliche Zahlungen geachtet werden, da es sonst zu Unstimmigkeiten mit den Angestellten, den Versicherungsträgern oder dem Finanzamt kommt.
Dies sind einige Aufgaben eines Lohnbuchhalters:
- Beurteilung der Versicherungspflicht des Arbeitnehmers
- Anmeldung und Abmeldung bei den Krankenkassen
- ELStAM anfordern und berücksichtigen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
- Sozialversicherungsabgaben an die Krankenkasse übermitteln
- Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt übermitteln
- Jahresmeldungen gemäß DEÜV erstellen
- Branchenmindestlöhne beachten
- Meldungen an die zuständige Berufsgenossenschaft erstellen
- Datensicherheit gewährleisten
- Berufsgenossenschaftsliste erstellen
- Erstellung von Buchungsbelegen
- Führung eines Lohnjournals
- Regelmäßige Stammdatenpflege
- Beitragsnachweislisten für die Krankenkassen erstellen
Jeder Arbeitgeber hat grundsätzlich darauf zu achten, dass Branchen-Mindestlöhne eingehalten werden. Im Arbeitszeitgesetz ist geregelt, welche Pausen und Ruhezeiten einzuhalten sind. Wie viele Stunden der einzelne Mitarbeiter gearbeitet hat, wird in der Gehaltsabrechnung dokumentiert. Auch die Anzahl der Urlaubstage wird hier ausgewiesen.
Outsourcing der Lohnbuchhaltung
Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt sich oft die Frage, ob das Outsourcing der Lohnbuchhaltung nicht effizienter ist. Solange normal sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer mit fixem Gehalt abzurechnen sind, ist es noch möglich, als Arbeitgeber den Überblick zu behalten. Werden aber Mini-Jobber, Praktikanten, Werksstudenten, Rentner oder geschäftsführende Gesellschafter beschäftigt, wird die Sache schon komplizierter. Die Gefahr, bei den vielen Sonderregelungen einen Fehler zu machen, ist groß. Nicht selten kommt es zu Nachforderungen durch die Versicherungsträger und Finanzämter. Es können sogar Strafzahlungen auf die Unternehmer zukommen. Im schlimmsten Fall droht eine Klage. Die Vorteile des Outsourcings sind offensichtlich. Die externe Erledigung der Lohnbuchhaltung schafft Kapazitäten für das, was dem Unternehmer am wichtigsten ist: sein Kerngeschäft. Außerdem werden Fehlerquellen durch aktuell zertifizierte Software, welche Rechtssicherheit bietet und speziell auf Lohnabrechnung geschulte Mitarbeiter ausgeschlossen. Trotz der vielen Vorteile tun sich viele Arbeitgeber mit der Entscheidung für eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung schwer. Sie fürchten, dass die Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbuchhalter unpersönlich und teuer ist.
Innerbetriebliche Lohnbuchhaltung
- aktuelle, spezielle Lohnsoftware bereitstellen
- laufende Schulung der Mitarbeiter
- Datenschutzbestimmungen gewährleisten
- regelmäßig über gesetzliche Vorgaben und Änderungen informieren
- korrekte An- und Abmeldung bei den Versicherungsträgern und den Finanzämtern
- zeitliche Kapazitäten bereitstellen
Outsourcing der Lohnbuchhaltung
- Bereitstellung der betrieblichen Unternehmensdaten, Personaldaten und variablen Angaben bzgl. der Arbeitszeit und Entlohnung
Wie viel bleibt vom Bruttolohn / Bruttogehalt?
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine nachvollziehbare Gehaltsabrechnung. Wichtig ist, dass alle Beiträge korrekt ermittelt werden. Ansonsten kommt es zu Nachforderungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger. Für die Berechnung ist grundsätzlich der vereinbarte Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt maßgebend und dient als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Damit der Arbeitnehmer den Betrag ausgezahlt bekommt, der ihm zusteht, ist Genauigkeit gefragt. Die gewählte Steuerklasse hat den größten Einfluss auf die Höhe des künftigen Netto-Gehalts. Mit der Steueridentifikationsnummer werden diese und andere elektronischen Lohnsteuermerkmale beim zuständigen Finanzamt hinterlegt. Zu diesen Merkmalen gehört auch, ob der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist. Die Kirchensteuer gehört, wie der Solidaritätszuschlag, zu den sogenannten Ergänzungsabgaben.
Vereinfachte Darstellung
Monatlicher Arbeitslohn bzw. monatliches Gehalt
= Bruttolohn / Bruttogehalt
Bruttolohn / Bruttogehalt
- Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag
- Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
- Kirchensteuer
= Nettolohn / Nettogehalt
= Auszahlungsbetrag
Oft sehen Abrechnungen so aus:
Monatlicher Arbeitslohn bzw. monatliches Gehalt
+ Warengutschein
+ Zusatzlohn/-gehalt durch Überstunde
+ Arbeitgeberanteil vermögenswirksame Leistungen oder Direktversicherung
+ Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld
= Bruttolohn / Bruttogehalt
Bruttolohn / Bruttogehalt
- Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
- Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
= Nettolohn / Nettogehalt
Nettolohn / Nettogehalt
- Warengutschein
- Beitrag vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag Direktversicherung
- Zahlung für Kredit durch Unternehmen
= Auszahlungsbetrag
Lohnsteuer berechnen
Neben den sozialversicherungsrechtlichen Themen gibt es natürlich auch im Bereich der Lohnsteuer einiges zu beachten. Hier sind z. B. die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sprich Steuerklasse, Freibeträge und Konfessionszugehörigkeit der Mitarbeiter mittels dem ELStAM-Verfahren von den Finanzämtern abzurufen und bei den Abrechnungen zu beachten.
Wie viel Lohnsteuer zu zahlen ist, hängt von der Höhe des Bruttolohns / Bruttogehalts ab. Zunächst werden die beim Finanzamt beantragten Freibeträge vom Bruttolohn abgezogen und mittels der Lohnsteuertabelle genau ermittelt, wie viel Lohnsteuer bei dem entsprechenden Lohn / Gehalt gezahlt werden muss.
Lohnsteuer muss erst ab einem bestimmten jährlichen Bruttolohn / Bruttogehalt gezahlt werden.
Lohnsteuergrenze 2023 | |
Steuerklasse 1 | 15.479,99 € |
Steuerklasse 2 | 20.222,99 € |
Steuerklasse 3 | 28.773,99 € |
Steuerklasse 4 | 15.479,99 € |
Steuerklasse 5 | 1.618,99 € |
Steuerklasse 6 | 10,99 € |
Stand Januar 2023
Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
Die zu zahlenden Beträge für die Ergänzungsabgaben sind abhängig von der Höhe der zu zahlenden Lohnsteuer. Wer Kinder hat, kann 2023 einen Kinderfreibetrag von 6.024 € (pro Elternteil 3.012 €) je Kind geltend machen. Der Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf beträgt 2023 2.928 € (1464 Euro je Elternteil).
Sozialversicherungsbeiträge
Neben den Steuern und Ergänzungsabgaben sind natürlich noch die Beiträge für die Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung sowie die Rentenversicherung zu zahlen. Die Höhe der jeweiligen Beiträge (ausgenommen Renten- und Arbeitslosenversicherung) variiert je nach Krankenkasse und in welchem Bundesland der Arbeitnehmer arbeitet.
Unter bestimmten Bedingungen sind Mitarbeiter von der Sozialversicherungspflicht befreit. Per Gesetz sind geringfügig Beschäftigte, Beamte, Richter, Soldaten sowie selbstständig Erwerbstätige bis auf einige Ausnahmen von der Sozialversicherung befreit. Allerdings ist jeder Krankenversicherte auch pflegeversicherungspflichtig.
Damit Arbeiter und Angestellte im Niedriglohn-Sektor im Gegensatz zu geringfügig Beschäftigten nicht überproportional benachteiligt werden, findet die Gleitzone bei Niedriglöhnen Anwendung. In erster Linie sinkt dadurch die Belastung durch niedrigere Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitnehmer.
Beitragssätze zur Sozialversicherung
Art der Sozialversicherung | Beitrag Arbeitgeber | Beitrag Arbeitnehmer | Bemerkungen |
Gesetzliche Krankenversicherung |
7,30 % |
7,30 % | Zusätzliche kassenbedingte Mehrkosten trägt der AN |
Rentenversicherung | 9,30 % | 9,30 % | Gemeinsame Beiträge bis zur Beitragsbemessungsgrenze |
Knappschaftliche Rentenversicherung | 15,40 % | 9,30 % | Gemeinsame Beiträge bis zur Beitragsbemessungsgrenze |
Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 1,3 % | |
Pflegeversicherung | 1,525 % | 1,525 % | In Sachsen 1,025% für AG und 2,025% für AN (Bei Kinderlosen AN ab vollendeten 23. Lebensjahr) |
Insolvenzgeldumlage | 1,1 % | -- | Umlagepflicht für alle Arbeitgeber |
Stand Januar 2023
Beitragsbemessungsgrenzen
Die Beitragsbemessungsgrenze legt fest, welches Einkommen für die Berechnung der Beiträge für die jeweiligen Sozialversicherungen maximal herangezogen wird. Darüber liegendes Einkommen wird nicht berücksichtigt. Die Höhe ist in Ost- und Westdeutschland unterschiedlich.
Beitragsbemessungsgrenzen | Neue Bundesländer | Alte Bundesländer | ||
| jährlich | monatlich | jährlich | monatlich |
Kranken- und Pflegeversicherung | 59.850,00 € | 4.987,50 € | 59.850,00 € | 4.987,50 € |
Renten- und Arbeitslosenversicherung | 85.200,00 € | 7.100,00 € | 87.600,00 € | 7.300,00 € |
Knappschaftliche Rentenversicherung | 104.400,00 € | 104.400,00 € | 8.700,00 € | 8.700,00 € |
Stand Januar 2023
Bezugsgrößen
| Beitragsbemessungsgrenzen | Neue Bundesländer | Alte Bundesländer | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | jährlich | 40.740 € | 40.740 € |
| Renten- und Arbeitslosenversicherung, jährlich | jährlich | 39.480 € | 40.740 € |
Stand Januar 2023
Datenschutzbestimmungen einhalten
Zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern werden viele persönliche Daten ausgetauscht. Das damit sensibel umgegangen werden sollte, ist selbstverständlich. Aufgrund der Neuregelungen der EU-Verordnung zum Datenschutz, die am 25.05.2016 in Kraft getreten ist, kommen auf die Unternehmen deutlich umfangreichere Anforderungen zu. Das Bundesinnenministerium hat einen Gesetzesvorschlag ausgearbeitet, der Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz, Adresshandel und Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erwarten lässt.
Gewinnen Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft
Laufende Gehaltsabrechnungen zu erstellen, ist eine komplizierte Aufgabe. Da sich die gesetzlichen Vorgaben jedes Jahr verändern, müssen Mitarbeiter ständig geschult und die Abrechnungs-Software aktualisiert werden. Entlasten Sie Ihr Unternehmen durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
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