Papierlose Bereitstellung von Lohndokumenten

Mit dem gesicherten ADDISON OneClick Portal stellen wir unseren Mandanten ein einfaches und intuitives Online-Tool zur Verfügung, das die Arbeitsabläufe in der Lohnbuchhaltung deutlich vereinfacht. Dokumente können schnell und sicher hoch- bzw. heruntergeladen werden. Alle abgelegten Dokumente sind für das Unternehmen und unsere Sachbearbeiter sofort sichtbar und immer auf dem gleichen Stand. Auch das Verteilen der Lohnabrechnungen an die Arbeitnehmer kann über das ADDISON OneClick Portal erfolgen. Kein Papier, kein Versand und keine E-Mails, die eventuell im Spam-Ordner laden oder von Nichtbefugten gelesen werden.

Fragen zum Online-Portal für Arbeitnehmer

Wie stellt relog die Lohnabrechnungen für die Arbeitnehmer bereit?

Im Lohnprogramm wird für jeden gespeicherten Arbeitnehmer eine unverwechselbare ID generiert, bei der es sich nicht um die Personalnummer handelt. Diese unverwechselbare ID wird systemseitig mit jeder Neuanlage eines Personalstamms erzeugt. Daran kann der Arbeitnehmer jederzeit und unverwechselbar erkannt werden. Die Lohndokumente werden dann den abgerechneten Arbeitnehmer auf dem ADDISON OneClick Portal online bereitgestellt. Der Zugang zum ADDISON OneClick Portal erfolgt entweder im Webbrowser über die Funktion ADDISON OneClick Meine Lohndokumente oder auf dem Smartphone bzw. Tablet über die kostenlose App ADDISON OneClick Lohnordner.

Erhält jeder Arbeitnehmer wirklich nur die Auswertungen, die für ihn bestimmt sind?

Durch eine vom System generierte und unverwechselbare ID kann immer problemlos erkannt werden, welche Auswertungen für welche Arbeitnehmer bestimmt sind. Beim Versenden von Lohndokumenten durch relog wird also jede erzeugte Seite automatisch erkannt und dem entsprechenden Arbeitnehmer zugeordnet. Auch mehrseitige Auswertungen oder Rückrechnungen können so mühelos und sicher getrennt werden. Die maschinelle Zuordnung nach Arbeitnehmern ist viel sicherer und verlässlicher als ein manueller Sortier- und Versandprozess.

Welche Vorteile hat die Versandart über das ADDISON OneClick Portal im Gegensatz zu Brief oder E-Mail?

Die Bereitstellung von Arbeitnehmerauswertungen erfolgt im ADDISON OneClick Portal über eine verschlüsselte Verbindung. Damit ist eine gesicherte Datenübertragung gewährleistet. Nur der Lohndienstleister kann als Ersteller eines Portals Dokumente darin bereitstellen. So können Auswertungen nicht wie E-Mails abgefangen werden oder auf dem Postweg verloren gehen.

Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?

Für relog hat die Sicherheit der Daten oberste Priorität. Der genutzte Cloud-Service wird nach aktuellen Industriestandards regelmäßig internen und externen Penetrationstests unterzogen. Die Prozesse sind gemäß DIN ISO/IEC 27001 und 27002 zertifiziert.

Wie loggt sich der Arbeitnehmer beim ADDISON OneClick Portal ein?

Sobald die Arbeitnehmer-Portale freigeschaltet wurden, erhält jeder Arbeitnehmer individuelle, systemgenerierte Zugangsdaten. Nur mit diesen Zugangsdaten ist die erstmalige Anmeldung bei ADDISON OneClick Portal möglich. Aus Sicherheitsgründen muss jeder Arbeitnehmer nach dem ersten Login ein eigenes Kennwort hinterlegen. Das Kennwort muss 10 Zeichen lang sein, eine Zahl, ein Sonderzeichen und Groß- und Kleinschreibung beinhalten.

Wie wird die E-Mail-Adresse verifiziert?

Nach dem erstmaligen Login wird der Arbeitnehmer aufgefordert, eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. An diese E-Mail-Adresse wird eine Verifizierungs-E-Mail gesendet. Dies ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, um festzustellen, ob es sich tatsächlich um die E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers handelt. Nachdem die Verifizierungs-E-Mail bestätigt wurde, kann der Arbeitnehmer sich per Mail über eingehende Dokumente informieren lassen und die Funktion Passwort vergessen nutzen.

Wie werden die Dokumente im Arbeitnehmerportal angezeigt?

Das System zeigt nach dem Öffnen des ADDISON OneClick Portal zunächst die Dokumente der letzten 12 Monate an. Wählt der Arbeitnehmer einen anderen Anzeige-Zeitraum aus, werden auch ältere Dokumente angezeigt.

Können Dokumente gelöscht werden?

Das Arbeitnehmer Portal kann zur Archivierung der Dokumente genutzt werden. Es werden seitens des Systems keine Dokumente aus dem ADDISON OneClick Portal für Arbeitnehmer gelöscht. Allerdings kann der Arbeitnehmer nicht mehr benötigte Dokumente löschen, wenn er diese heruntergeladen und bei sich auf d er Festplatte gespeichert hat.

Hat der Arbeitnehmer für immer Zugriff auf das ADDISON OneClick Portal?

Sollte der Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen oder das Unternehmen den Dienstleistungsvertrag mit relog kündigen, ist der Zugang zum ADDISON OneClick Portal nur nach Absprache möglich. Bei einem Jobwechsel empfiehlt es sich daher, die Lohndokumente herunterzuladen und auf der privaten Festplatte zu archivieren.

Kann der Arbeitnehmer unterwegs auf die Lohndokumente zugreifen?

Ob auf dem PC, dem Tablet oder Smartphone – die bereitgestellten Lohndokumente können jederzeit an jedem Ort eingesehen werde. Für die Nutzung auf dem Tablet oder Smartphone müssen Arbeitnehmer nur die App ADDISON OneClick Lohnordner aus dem jeweiligen App Store herunterladen und sich mit den Zugangsdaten anmelden. Am PC nutzen Arbeitnehmer den zugesandten Link zu ADDISON OneClick Meine Lohndokumente.

Kann die App auf dem Smartphone genutzt werden?

Die App ADDISON OneClick Lohnordner steht als Android- und iOS-Version in den jeweiligen App Stores zur Verfügung.

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Mögliche Apps

Werden Arbeitnehmer über den Eingang neuer Dokumente informiert?

Wenn der Arbeitnehmer nach dem ersten Login seine E-Mail verifiziert hat, kann er Einstellungen vornehmen, in welchen Abständen er über den Eingang neuer Dokumente informiert werden möchte. Sobald die Benachrichtigungsfunktion aktiviert wurde, schickt das System Push-Nachrichten an die verifizierte E-Mail-Adresse.

Ist die Nutzung der App „Meine Lohndokumente“ kostenfrei?

Die Nutzung von ADDISON OneClick Meine Lohndokumente am PC, sowie der App ADDISON OneClick Lohnordner für das Tablet bzw. Smartphone sind für Arbeitnehmer kostenfrei. Die App wird in den jeweiligen Stores kostenlos bereitgestellt.