Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Beschäftigten Arbeitszeiten erfassen können. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt in seinem Urteil (1 ABR 22/21) vom 13.09.2022 festgestellt. Der EuGH hat bereits in seinem Urteil vom März 2019 darauf hingewiesen, dass eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung für eine Beschränkung der Höchstarbeitszeit und die Einhaltung der Ruhezeiten unerlässlich ist. Dies gilt insbesondere für die Einhaltung des Mindestlohns.

Arbeitgeber sollten sich umgehend mit diesem Thema beschäftigen. Bereits jetzt besteht in Deutschland eine gesetzliche Handlungspflicht. Arbeitgeber müssen ein revisionssicheres System zur Arbeitszeiterfassung einrichten, mit dem die Arbeits- und Ruhezeiten erfasst werden können.

Die Zeiterfassung muss objektiv und verlässlich sein. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen jederzeit Zugriff auf die Daten der geleisteten Arbeitszeiten haben. Ein handgeschriebener Stundenzettel reicht grundsätzlich aus. Auch die Erfassung der Arbeitszeiten und Ruhepausen in einer Excel-Datei ist durchaus möglich. Es gibt aber weitaus einfachere und komfortablere Lösungen. Diese entlasten dabei sogar die Personalabteilungen und sparen damit Kosten.

Handgeschriebene Stundenzettel oder einzelne Excel-Listen sind zwar möglich, bedeuten aber gerade in größeren Unternehmen einen erhöhten Arbeitsaufwand. Die Stunden müssten unter Umständen noch händisch in die HR-Software eingepflegt werden. Es gibt aber die Möglichkeit, diesen Weg abzukürzen. Mit einer Zeiterfassungs-Software nicht nur die Zeiterfassung einfacher. Auch die Weiterverarbeitung der Daten ist mit wenigen Klicks möglich.

Digitalisierung der Zeiterfassung

Umfragen zeigen, dass Unternehmen die Personalarbeit immer weiter digitalisieren und vereinheitlichen wollen. Immer mehr Firmen setzen deshalb auf digitale Zeiterfassung. Dabei rückt der Terminal, an dem man sich ein- und ausstempeln kann, immer mehr in den Hintergrund. Heute sind cloudbasierte Systeme besonders gefragt. Mit einer APP auf dem Computer oder dem Smartphone können Beschäftigte jederzeit im Büro, dem Homeoffice oder im Außendienst die geleisteten Stunden erfassen. Mit umfassenderen Systemen können z. B. auch Reisekosten, Urlaubszeiten und Projektarbeitszeiten verwaltet werden.

Diese cloudbasierten Systeme sind besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitswelten sowie für Beschäftigte im Außendienst gut geeignet. Der Markt bietet eine Menge verschiedener digitaler Zeiterfassungssysteme. Wichtig ist, dass sie einfach gehandhabt werden können und die Beschäftigten diese auch nutzen können. Außerdem ist darauf zu achten, wie die Daten weiterverwendet werden sollen. Es müssen Schnittstellen bereitstehen, damit beispielsweise die Arbeits- und Urlaubszeiten in die Lohnabrechnungen einfließen können.

Unser Tipp: Clockodo

Dieses Zeiterfassungstool bietet für relog Mandanten viele Vorteile. Die direkte Schnittstelle zu ADDISON OneClick Personal und Zeiten ermöglicht eine einfache Bearbeitung der Zeiterfassung. So haben die Personalabteilungen einen guten Überblick über Überstunden, Urlaubszeiten und können individualisierte Berichte und Analysen aller Mitarbeiter einsehen.

Grundsätzlich auch andere Zeiterfassungs-Systeme möglich

Selbstverständlich können wir auch Schnittstellen für andere Zeiterfassungs-Systeme anbieten. Es liegen bereits verschiedene Schnittstellenlösungen bereit. Ob die Daten Ihres Zeiterfassungs-Systems in unsere Lohnabrechnungs-Software übernommen werden können, muss im Einzelfall geprüft werden. Sprechen Sie uns gerne an.