Im Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 den Bundesrat passiert hat, enthält Bestimmungen zur verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Diese Bestimmungen sind umsatzsteuerrechtlich für den B2B-Bereich relevantund betreffen somit alle Leistungen zwischen Unternehmen. Die Einführung der E-Rechnungsstellungspflicht steigert die Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen und ist somit ein Baustein, um die Digitalisierung der Unternehmen voranzutreiben.
Ab 2025 wird zwischen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen unterschieden. Sonstige Rechnungen sind beispielweise Papier-Rechnungen oder auch per Mail versandte PDF-Rechnungen. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format für die elektronische Rechnungsstellung und damit der europäischen Norm (EN 16931) entsprechen.
Unternehmen sollten ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten, da ab diesem Zeitpunkt eine E-Rechnungsverpflichtung besteht. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zurelektronischen Rechnungsstellung entfällt. Alle E-Rechnungen müssen im strukturierten Format archiviert werden.
Wann kommt die E-Rechnung?
Grundsätzlich sind Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen. Den Unternehmen soll damit genügend Zeit gegeben werden, die Voraussetzungen für die E-Rechnungsstellung zu schaffen.
Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto und Fahrausweise können weiterhin sonstige Rechnungen geschrieben werden. Sie sind von der E-Rechnungsverpflichtung ausgenommen und können daher weiterhin als PDF oder in Papierform verschickt werden.
| Ab 01.01.2025 | Bis 31.12.2026 | Ab 01.01.2027 | Ab 01.01.2028 |
| Es wird zwischen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen unterschieden. | Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. | Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden. |
| Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten (E-Rech-nungsverpflichtung). | Andere elektronische Rechnungsformate dürfen (wie bislang) nur nach Zustimmung des Empfängers versendet werden. | Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen. |
Was ist ein strukturiertes elektronisches Format?
Bei der E-Rechnung wird gewährleistet, dass eine Rechnung elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen und medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden kann. Dazu werden strukturierte elektronische Formate benötigt:
- ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus einem PDF-Dokument und eingebetteter XML-Datei)
- XRechnung, die z. B. im öffentlichen Auftragswesen bereits verwendet wird
- andere hybride Rechnungsformate, bei denen der strukturierte Teil immer der führende sein muss.
Mit Zustimmung des Empfängers können auch weiterhin Rechnungen in einem gemeinsam vereinbarten Format Rechnungen ausgetauscht werden, solange sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen.
