Welche Kosten für das Homeoffice können erstattet werden?

Wie Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter für die Arbeit im Homeoffice ausstatten, ist sehr unterschiedlich. Ob eine Erstattung der anfallenden Kosten durch den Arbeitgeber oder durch das Finanzamt erfolgt, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Auf jeden Fall sollte die Überlassung von Arbeitsmitteln vertraglich festgehalten werden. Damit Klarheit über die Vereinbarungen herrscht, ist es notwendig z. B. die Anzahl der Homeoffice-Tage, die bereitgestellten Arbeitsmittel und die datenschutzrechtlichen Richtlinien in den Vertrag aufzunehmen.

Steuerfreiheit unter bestimmten Voraussetzungen

Häusliches Arbeitszimmer

Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer, handelt es sich um Arbeitslohn. Dieser ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Kosten für das Arbeitszimmer können vom Arbeitnehmer dann bei der privaten Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden.

Arbeitsmittel

Für die Beurteilung der Steuerfreiheit ist zunächst wichtig, ob es sich bei den Arbeitsmitteln um Arbeitslohn handelt. Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Arbeitsmittel unentgeltlich zur Verfügung und untersagt eine private Nutzung, handelt es sich nicht um Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall die Arbeitsmittel selber anschaffen oder er erstattet dem Mitarbeiter die Kosten. Die Arbeitsmittel sind dann im Besitz des Arbeitgebers und somit nicht als Arbeitslohn anzusehen. Anders verhält es sich, wenn die Arbeitsmittel auch privat genutzt werden. Die private Nutzung gilt als Arbeitslohn und muss versteuert werden. Für Telefone, Handys und Computer gelten besondere Regelungen. Hier kann eine Steuerfreiheit vorliegen. Übergibt der Arbeitgeber Arbeitsmittel, die sich dann im Besitz des Arbeitnehmers befinden, sind die entstandenen Kosten Arbeitslohn und werden mit 25 Prozent pauschal versteuert.

Strom-, Telefon- und Internetkosten

Wer regelmäßig im Homeoffice telefoniert und den Internetzugang nutzt, kann sich die Kosten teilweise erstatten lassen. Maximal 20 Euro bzw. bis zu 20 Prozent der Telefonkostenrechnung sind auch ohne Einzelnachweis steuerfrei. Gibt der Arbeitgeber einen Barzuschuss für die Internetkosten, kann dieser mit 25 Prozent pauschal versteuert werden. Nachgewiesene laufende Betriebskosten, z. B. für Strom, können steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden.

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