Der Arbeitgeberzuschuss für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ist eine beliebte Möglichkeit der Lohnoptimierung. Statt einer Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten, kann die Pauschalierung von Fahrtkostenzuschüssen und Dienstwagengestellung angewendet werden. Hierfür muss der Arbeitgeber zunächst die monatlichen Arbeitstage ermitteln. Zur Vereinfachung wird bei einer 5-Tage-Woche davon ausgegangen, dass an 15 Tagen im Monat Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte erfolgen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter fährt an 5 Tagen in der Woche 10 km von seiner Wohnung ins Büro. Die Entfernungspauschale beträgt dann 45 Euro.
15 Tage pro Monat x 0,30 Euro x 10 km = 45 Euro
Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil von 45 Euro pauschal mit 15 Prozent versteuern.
Die pauschal besteuerten Bezüge werden in der Lohnsteuerbescheinigung aufgelistet. Die Werbungskosten werden um den pauschal besteuerten Betrag gekürzt.
Weniger Arbeitstage im Büro – weniger Entfernungspauschale
Arbeiten Mitarbeiter weniger als 5 Tage pro Woche, reduzieren sich entsprechend auch die Tage, die pro Monat für die Berechnung der Entfernungspauschale herangezogen werden können.
Beispiel:
Eine Teilzeitbeschäftigte kommt zweimal pro Woche in die Firma. Da sie nur 2 von 5 Tagen die 20 km lange Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zurücklegt, ergibt sich auch nur 2/5 der sonst angesetzten 15 Tage pro Monat.
6 (2 : 5 x 15 Tage pro Monat) x 0,30 Euro x 20 km = 36 Euro
| Anzahl der Tage im Büro | Anzahl der Tage für die Pauschalisierung pro Monat |
|---|---|
| 5 | 15 |
| 4 | 12 |
| 3 | 9 |
| 2 | 6 |
| 1 | 3 |
| 0 | 0 |
Wenn mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde, teilweise oder ganz im Homeoffice zu arbeiten, gelten die gleichen Regeln wie bei Teilzeitbeschäftigten. Nur die Büro-Tage werden zur Berechnung der Entfernungspauschale herangezogen.
Beispiel:
Die Arbeitnehmerin soll laut Arbeitsvertrag 2 Tage im Homeoffice und drei Tage im Büro arbeiten. Sie erhält dafür zusätzlich zum geleisteten Arbeitslohn einen Zuschuss von 65 Euro. Die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte beträgt 15 km.
9 (3 : 5 x 15 Tage pro Monat) x 0,30 Euro x 15 km = 40,50 Euro
Da in diesem Fall der geleistete Zuschuss höher ist als die berechnete Entfernungspauschale, werden die 40,50 Euro mit 15 Prozent pauschal besteuert und der Differenzbetrag von 24,50 Euro (65 – 40,50 = 24,50 Euro) dem Bruttoarbeitslohn zugerechnet und mit dem individuellen Steuersatz besteuert.
Dies ist besonders dann der Fall, wenn Arbeitgeber einen Fahrkostenzuschuss zusätzlich zum Gehalt zahlen, der Mitarbeiter aber ganz im Homeoffice arbeitet. Der Mitarbeiter erhält beispielsweise 100 Euro Fahrkostenzuschuss. Eine Pauschale Besteuerung ist nicht möglich, da keine Fahrt ins Büro stattgefunden hat. Hier erhöht sich das Bruttoeinkommen um den gesamten Fahrtkostenzuschuss und muss mit dem individuellen Steuersatz besteuert werden.
