Zum Jahresende zahlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Gratifikation. Das sogenannte Weihnachtsgeld ist eine gute Möglichkeit, den Mitarbeitern für Betriebstreue und besondere Arbeitsleistungen zu danken. Das Weihnachtsgeld wird zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt und ist somit eine Sondervergütung mit Entgeltcharakter.
Das heißt, es wird steuer- und sozialversicherungsrechtlich wie das Arbeitsentgelt behandelt.
Wer hat ein Recht auf Gratifikationen?
Ein grundsätzlicher Rechtsanspruch auf Gratifikationen besteht nicht. Nur wenn in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder in Einzelverträgen derartige Sonderzahlungen vereinbart wurden, besteht auch ein Rechtsanspruch. Gibt es keine betriebliche Vereinbarung, kann der Arbeitgeber trotzdem Gratifikationen auszahlen. Tut er dies regelmäßig dreimal hintereinander, spricht man von einer betrieblichen Übung. Auch dadurch haben die Arbeitnehmer ein Recht auf Gratifikation. Um dies zu verhindern, gewährt der Arbeitgeber die Gratifikation in der Regel mit dem ausdrücklichen Vorbehalt, dass sich aus der Zahlung in Zukunft kein Rechtsanspruch ergibt.
Kürzung und Rückzahlung der Gratifikation
Alle Mitarbeiter müssen bei Sonderzahlungen gleichmäßig behandelt werden. Auch Teilzeitbeschäftigte und befristet Beschäftigte haben Anspruch auf anteilige Zahlungen, die ihrer geleisteten Arbeitszeit entsprechen. Wenn der Arbeitgeber einzelnen Arbeitnehmern abweichende Sonderzahlungen zukommen lässt, muss er dies sachlich begründen.
Eine Kürzung der Gratifikation (Anwesenheitsprämie) ist möglich, wenn dies vertraglich vorgesehen ist. Eine freiwillige Sonderzahlung kann für einzelne Mitarbeiter auch gemindert werden, wenn diese Fehlzeiten aufweisen. Das gilt auch für Fehlzeiten durch Krankheit.
Der Arbeitgeber kann die Gratifikation unter bestimmten Umständen zurückfordern. Dies wird in Tarifverträgen wird mit der Stichtagregelung beschrieben. Wird die Sonderzahlung für Betriebstreue oder als Weihnachtsgeld gezahlt und der Arbeitnehmer verlässt das Unternehmen, kann die Sonderzahlung zurückgefordert werden. Auch eine ausdrückliche Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag kann dazu führen, dass der Arbeitnehmer die Gratifikation zurückzahlen muss.
Beitragspflicht für Sonderzahlungen
Gratifikationen, die zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt werden, sind steuerpflichtig. Besteht ein Anspruch auf Gratifikation, kann diese auch nicht in eine steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistung umgewandelt werden.
Grundsätzlich sind Gratifikationen beitragspflichtig im Sinne der Sozialversicherung. Auch für die Unfallversicherung besteht eine Beitragspflicht.
Wird die Gratifikation erst nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt, wird die Zahlung dem letzten Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres zugerechnet. Beitragsfrei bleibt die Sonderzahlung, wenn es in dem Kalenderjahr kein laufendes Arbeitsentgelt gezahlt wurde.
Erfolgt eine Rückzahlung der Gratifikation, müssen die geleisteten Beiträge zur Sozialversicherung bzw. die Lohnsteuerbeträge neu berechnet werden.
