Die digitale Entwicklung geht auch im Bereich der Lohnbuchhaltung rasant voran. Schon jetzt können unsere Mandanten über ein Online-Mandanten-Portal mit uns kommunizieren, KI-gestützte Chatbots und Helpdesks befragen und erhalten eine rechtlich sichere Datenspeicherung. Doch worauf muss die Lohnbuchhaltung bei der Nutzung dieser neuen Technologien achten?
Künstliche Intelligenz
Sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe, Steuerberechnungen und Compliance-Überprüfungen können mithilfe der KI automatisiert werden und entlasten die Lohnbuchhaltung. Dies erleichtert die Arbeit, ersetzt aber die Mitarbeitenden der Lohnbuchhaltung nicht komplett. Die Prüfung der Daten und die Kommunikation mit den verschiedenen Institutionen bleibt weiterhin ein wichtiger Bestandteil ihrer Arbeit.
KI-gestützte Chatbots und Helpdesks werden bereits jetzt von vielen Mitarbeitenden ganz selbstverständlich genutzt. Im Bereich der Lohnbuchhaltung sollten allerdings öffentliche KIs gemieden werden. Es gibt viele Fachverlage und Softwareanbieter, die ihre Chatbots und Helpdesks auf geschlossene Fach-Datenbanken zugreifen lassen. Die Qualität der Antworten ist hier um ein Vielfaches besser als bei öffentlich zugänglichen KI-Systemen.
Wie erkennt man ein KI-gestütztes System?
Manchmal ist die Grenze zwischen einem System, in dem feste Abläufe hinterlegt sind und einem KI-gestützten System nicht so leicht auszumachen. Jeder kennt zum Beispiel Fehlermeldungen, wenn bei der Eingabe einer PLZ eine Ziffer vergessen wurde. Hierbei handelt es sich nicht um eine generative KI, sondern um eine einfache Definition innerhalb des Systems. Werden hingegen Daten importiert, kann ein KI-gestütztes System nach vorherigem Training die Daten interpretieren (z. B. dies ist eine PLZ) und den richtigen Feldern zuordnen.
Cloud-Technologie
Mit dem Online-Mandanten-Portal stellt relog Ihnen eine Dienstleistung für die Lohnbuchhaltung und Datenspeicherung zur Verfügung. Dadurch haben Personalabteilungen viele Vorteile. Für die Unternehmen fallen weder Kosten für eine eigene Software noch für Datenspeicherplatz an. Der Papierversand der Lohnabrechnungen ist überflüssig, denn die Lohndokumente können jederzeit und überall heruntergeladen werden. Mit einem persönlichen Zugang kann sogar jeder Mitarbeiter auf seine eigenen Lohndokumente zugreifen. Die Bedienung der Online-Plattform und der verschiedenen Apps ist zudem einfach und intuitiv.
Der handgeschriebene Stundenzettel ist ein Auslaufmodell. Die Lohnbuchhaltung wird immer digitaler. Auch in Zukunft sind Nachhaltigkeit, Datenschutz und die rechtssichere Umsetzung arbeitsrechtlicher Anforderungen zentrale Themen in Unternehmen. Im Bereich der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterstützen wir Sie dabei gerne.