Das Bundesministerium der Finanzen hat in einem Entwurf vom 25. Juni 2025 die Regelungen zur verpflichtenden elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze weiter präzisiert. Eigentlich sind alle Unternehmen verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen. Bis wann dies umgesetzt werden muss, hängt von der Unternehmensgröße ab.
Gibt es Ausnahmen?
Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, können diese aber freiwillig ausstellen. Für Fahrausweise und sogenannte Kleinstbetragsrechnungen sind auch künftig keine E-Rechnungen nötig.
Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?
Um nicht von den Finanzbehörden beanstandet zu werden, muss die E-Rechnung folgende Kriterien erfüllen. Sie muss technisch valide sein und eine korrekte XML-Struktur vorweisen, damit diese verarbeitet werden kann. Natürlich muss die E-Rechnung auch inhaltlich vollständig sein.
Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt in seinem Schreiben die Validierung nach EN 16931. Die Prüfung mit einer Validierungsanwendung (z. B. KoSIT-Validator) ist anzuraten.
Welche Besonderheiten gibt es noch?
Liegt eine ordnungsgemäße E-Rechnung vor, ist der Vorsteuerabzug möglich. Nachträgliche Berichtigungen von Rechnungen sind nicht zulässig.
Der strukturierte Teil der E-Rechnung unterliegt der Archivierungspflicht. Er darf nicht verändert werden und muss maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die GoBD-Konformität wird empfohlen.
Wenn sich bei Dauerrechnungen keine Änderungen ergeben, reicht die erste E-Rechnung. Ändern sich Preis oder Leistungsumfang, ist eine neue E-Rechnung auszustellen. Auch für Gutschriften muss eine E-Rechnung erstellt werden.