Die steuerliche und sozialversicherungspflichtige Behandlung von Arbeitsmitteln wie Telefon, Internet, Laptop, Tablet und Handy hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere davon, ob diese Geräte und Dienstleistungen vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer bereitgestellt werden und ob sie ausschließlich beruflich oder auch privat genutzt werden.

Die Bedingungen für die Nutzung der vom Arbeitgeber gestellten Telekommunikationsgeräte sollten im Arbeitsvertrag geregelt werden. Auch die Nutzung der privaten Geräte für berufliche Zwecke klären die Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorab. Der Gesetzgeber hat für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Kosten klare Regeln geschaffen.

Telefonnutzung

Nutzt der Mitarbeiter seinen privaten Anschluss und dokumentiert die Nutzung für mindestens 3 Monate, werden weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Ohne Führung eines Nachweises können für beruflich bedingte Telefonate bis zu 20 % der Kosten des Rechnungsbetrags (maximal 20 Euro) gezahlt werden. Auch bei Privatgesprächen am Arbeitsplatz werden keine Abgaben fällig. Im Sinne der Sozialversicherung handelt es sich in allen drei Fällen nicht um Arbeitsentgelt.

Internetnutzung

Gewährt der Arbeitgeber einen nicht pauschal versteuerten Arbeitgeberzuschuss zur privaten Internetnutzung, fallen sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsbeiträge an. Es können höchstens 50 EUR an den Arbeitnehmer gezahlt werden, die dann mit 25 % pauschal versteuert werden. Hier wird nur Lohnsteuer fällig. Sozialversicherungsbeiträge müssen nicht gezahlt werden, da es sich im Sinne der Sozialversicherung nicht um ein Arbeitsentgelt handelt.

Nutzung der Telekommunikationsgeräte

Wenn der Arbeitgeber die Geräte zur Verfügung stellt und diese ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden, sind sie in der Regel steuerfrei. Der Arbeitgeber kann die Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Wird eine private Nutzung gestattet, bleibt dieser geldwerte Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Bei unentgeltlicher oder verbilligter Übereignung eines betrieblichen Arbeitsmittels vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer muss das Arbeitsmittel vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden.

Wenn der Arbeitnehmer die Geräte selbst anschafft und beruflich nutzt, können die Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bei gemischter Nutzung können die Kosten anteilig abgesetzt werden.

Es ist ratsam, die berufliche Nutzung genau zu dokumentieren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen zu können, dass die geltend gemachten Kosten tatsächlich beruflich veranlasst waren.

Aufgrund der Komplexität des Themas kann es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sinnvoll sein, einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren.