Damit ab dem 1. Januar 2023 die geplanten elektronischen Betriebsprüfungen reibungslos funktionieren, müssen Arbeitgeber bereits ab dem 1. Januar 2022 ergänzende Unterlagen zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungen in elektronischer Form führen. Worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie hier.

Diese Unterlagen müssen künftig laut § 8 Abs. 2 BVV elektronisch geführt werden:

  • Nachweis der Elterneigenschaft
  • Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht von Minijobbern
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind

Nicht nur der Arbeitgeber muss diese Unterlagen elektronisch führen. Auch jeder Mitarbeiter, der diese Unterlagen an den Arbeitgeber weiterleitet, ist zur elektronischen Führung verpflichtet.

Die Abspeicherung der Dokumente muss als PDF-Datei oder als Bilddatei im Format tiff, jpeg, bmp oder png erfolgen. Aus der Bezeichnung des Dokuments muss der Name des Arbeitnehmers, die zeitliche Zuordnung und der Inhalt hervorgehen. Maximal 64 Zeichen darf der Dateiname umfassen.

Die qualifizierten elektronische Unterschrift

Manche Dokumente erfordern eine Unterschrift. Für die elektronische Führung ist ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift ausreichend. Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur sind die Signaturkarte eines Zertifzierungsanbieters, ein Kartenlesegerät und eine Signatursoftware erforderlich. Qualifizierte elektronische Unterschriften werden mit speziellen Programmen erstellt, bei denen der Anwender im Vorfeld seine Identität gegenüber dem Vertrauensdiensteanbieter nachgewiesen hat.

Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift

Liegt das Dokument nur in Papierform und vor, muss der Arbeitgeber es in eine elektronische Form überführen und kann es mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen. Dabei handelt es sich um einen einmaligen Signaturschlüssel. Eine Signaturkarte oder ein Kartenlesegerät sind dann nicht mehr nötig. Wurde das Dokument digitalisiert und mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen, kann das schriftliche Dokument vernichtet werden.

Die schriftliche Unterschrift

Liegt das Dokument nur in Papierform und ohne fortgeschrittene Signatur vor, muss der Arbeitgeber es in eine elektronische Form überführen und das Dokument in Papierform zusätzlich aufbewahren.

Befreiung bis Ende 2026 möglich

Unter bestimmten Umständen kann man sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung der elektronischen Unterlagen befreien lassen. Sollte der zuständige Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung dem Antrag des Arbeitgebers stattgeben, muss spätestens ab dem 1. Januar 2027 eine Führung der elektronischen Unterlagen erfolgen.