Die Datensicherheit in der Lohnabrechnung ist ein zentrales Thema für Unternehmen und Arbeitnehmer:innen, da Lohnabrechnungen schützenswerte personenbezogene Daten enthalten – von Bankverbindungen über Sozialversicherungsnummern bis hin zu Gehaltsinformationen. Personenbezogene Daten einer natürlichen Person, aus denen z. B. rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen, gelten als sensible Daten und sind dadurch besonders schützenswert. Auch die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung einer Person unterliegen den strengen Datenschutzverordnungen.

Datenschutz – Rechtliche Grundlagen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dagegen regelt, wie diese Daten in Deutschland verarbeitet werden dürfen. Dies ist bei der Erstellung der Lohnabrechnungen von großer Bedeutung. Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht verpflichtet Arbeitgeber zur sicheren Aufbewahrung und Übermittlung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsdaten.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Nur autorisierte Personen (z. B. Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung) dürfen Zugriff auf Lohnabrechnungen haben. Zudem ist wichtig, dass die Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung (z. B. per E-Mail) verschlüsselt werden. Physische Akten müssen in abschließbaren Schränken aufbewahrt und digitale Daten in gesicherten Systemen mit regelmäßigen Backups archiviert werden. Auch für die Löschung von Daten bestehen gesetzliche Regelungen. So müssen Lohnsteuerunterlagen nach 10 Jahren gelöscht werden.

Typische Sicherheitslücken schließen

Wir achten darauf, immer mit aktueller Software zu arbeiten und schützen unsere Systeme mit den neuesten technischen Möglichkeiten. Unsere Mitarbeiter:innen werden regelmäßig zum Thema Datensicherheit und Datenschutz geschult. Sie lernen, wie man gefälschte E-Mails erkennt und das Arbeitsumfeld vor unbefugten Einblicken schützt.

Praktische Tipps für Arbeitgeber

• Sensibilisieren Sie Mitarbeiter:innen durch regelmäßige Schulungen für Datenschutz und IT-Sicherheit.
• Erheben und verarbeiten Sie nur wirklich notwendige Daten.
• Bei der Auslagerung der Lohnabrechnung an uns, schließen wir mit Ihnen eine vertragliche Datenschutzvereinbarung ab.
• Ihre Arbeitnehmer:innen haben ein Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten.
• Falsche Daten müssen korrigiert, unrechtmäßig gespeicherte Daten gelöscht werden.
• Änderungen, Abrufe und Löschungen müssen dokumentiert werden.
• Alle Prozesse müssen prüfsicher und nachvollziehbar sein.

Datenschutz und Datensicherheit in der Lohnabrechnung erfordern sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Arbeitgebern und Mitarbeiter:innen tragen eine gemeinsame Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.