Wer mit Geschäftspartnern essen geht, fragt sich, wie diese Ausgaben steuerrechtlich zu behandeln sind. Hierbei kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber die Kosten übernimmt oder der Arbeitnehmer diese selber trägt.

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Auftrag des Arbeitgebers Geschäftspartner zum Essen einlädt, erstattet der Arbeitgeber in der Regel die Kosten im Anschluss. Diese Kosten gelten als Auslagenersatz bzw. durchlaufende Gelder und sind somit steuerfrei. Dies gilt auch für den Anteil, der die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbst betrifft.

Erstattet der Arbeitgeber nicht den gesamten Betrag, können diese Aufwendungen bei der Steuererklärung eventuell als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dazu muss eine berufliche Veranlassung nachgewiesen werden.

Besonderheiten bei der Bewirtungsrechnung

In jedem Fall ist ein schriftlicher Nachweis über die Bewirtungsaufwendungen notwendig. Hierauf müssen Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen vermerkt sein.

Künftig werden von Bewirtungsbetrieben mit elektronischem Aufzeichnungssystem nur noch maschinell erstelle und damit abgesicherte Rechnungen anerkannt. Im Moment werden zwar noch Rechnungen ohne TSE-Absicherung akzeptiert, aber diese Übergangsregelung endet Anfang 2023.

Auch im Bereich der Bewirtungsbelege schreitet die Digitalisierung voran. So ist es jetzt auch möglich die Bewirtungsrechnung in digitaler Form zu übermitteln. Am einfachsten funktioniert dies mit einer speziellen App.

Lohnsteuer und Bewirtung

Erfolgt die Bewirtung der Arbeitnehmer im betrieblichen Interesse, handelt es sich bei den Mahlzeiten nicht um Arbeitslohn. Wenn der Arbeitnehmer aber bei einer Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit erhält, sieht dies anders aus. In diesem Fall handelt es sich im steuerrechtlichen Sinne um Arbeitslohn. Hier werden die Verpflegungspauschalen um 20% für ein Frühstück und um 40% für ein Mittag- bzw. Abendessen gekürzt. Die Verpflegungspauschale wird nur dann nicht gekürzt, wenn die Beschäftigten von Dritten zu einem geschäftlichen Essen eingeladen werden.