Ob mit Beschäftigten bei einer Besprechung oder mit Geschäftspartnern beim Abendessen im Restaurant – das gemeinsame Essen schafft eine gute Atmosphäre und hilft, Themen zu besprechen. Doch wie werden die Ausgaben für diese Bewirtungen steuerlich behandelt?
Grundsätzlich ist bei jeder Form der Bewirtung darauf zu achten, dass die einzureichenden Rechnungen alle steuerlichen Voraussetzungen erfüllen. Ob die entstandenen Kosten steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Geschäftsfreunde bewirten
Entstandene Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern fallen unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen und können somit vom Arbeitgeber nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Vorsteuer kann in voller Höhe abgezogen werden. Wichtig ist, dass eine maschinell erstellte, elektronisch ausgezeichnete Rechnung vorliegt. Für die eingeladenen Geschäftsfreunde gibt es keine steuerlichen Folgen. Nehmen eigene Arbeitnehmer an dem Geschäftsessen teil, wird die Verpflegungspauschale für den Tag gekürzt.
Mitarbeiter bewirten
Bewirtung während Auswärtstätigkeit
Werden nur eigene Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zum Essen eingeladen, fallen die Kosten nicht unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen. Ist die Rechnung auf den Namen der Firma ausgestellt wurde, ist zudem die Vorsteuer voll abzugsfähig. Die restlichen Nettoaufwendungen können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Lohnsteuerrechtlich wirkt sich die Bewirtung für alle Parteien aus, sofern der Geschäftsführer im Unternehmen angestellt ist. Da den Mitarbeitern im Rahmen der Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale zusteht, ist die Besteuerung mit dem Sachbezugswert gesetzlich ausgeschlossen. Lädt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter ein, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt.
Regelmäßige Besprechung
Bei Team-Besprechungen werden die Teilnehmenden oft bewirtet. Manchmal gibt es nur Kaffee und Kekse, manchmal auch belegte Brötchen oder sogar ein Mittagessen. Wie werden diese Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt? Auch hier gilt, dass die gesamten Aufwendungen nicht unter das teilweise Abzugsverbot für Bewirtungsaufwendungen fallen. Da nur eigene Arbeitnehmer bewirtet werden, sind die Aufwendungen beim Unternehmen voll als Betriebsausgaben abzugsfähig und die Vorsteuer ist bei ordnungsgemäßer Rechnung voll abzugsfähig. Bei den Mitarbeitern ist die regelmäßige Bewirtung in einigen Fällen abgabenpflichtig. Werden nur Getränke und Plätzchen bereitgestellt, hat dies keine steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen. Lädt der Arbeitgeber allerdings zu einem Frühstück oder Mittagessen ein, ist dies beitragspflichtig. Hier kann der Sachbezugswert für ein Frühstück mit 2,30 Euro und für ein Mittagessen mit 4,40 Euro angewendet werden.
Belohnungsessen
Nach einem erfolgreichen Auftragsabschluss bedankt sich der Arbeitgeber bei seinem Team mit einer Einladung in ein Restaurant. Ein derartiges Belohnungsessen für die eigenen Mitarbeiter wird für das Unternehmen genauso behandelt wie regelmäßige Besprechungen. Die Umsatzsteuer ist bei ordnungsgemäßer Rechnung als Vorsteuer voll abzugsfähig und die restlichen Aufwendungen sind voll als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Auch hier ist die Bewirtung für Mitarbeiter teilweise abgabenpflichtig. Da es sich um keinen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz handelt, ist die Aufwendung für die Bewirtung als Arbeitslohn anzurechnen. Liegen die Aufwendungen unter der Sachbezugsfreigrenze, bleiben die Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei. Sind die Beträge höher, sind sie steuer- und sozialversicherungspflichtig.
